Smart Working: Sicurezza e privacy dei dati

In questa nuova era in cui la tecnologia sta prendendo sempre più piede in ogni settore, siamo di fronte alla crescente necessità di affrontare il tema del telelavoro o smart working. Sempre più persone lavorano da remoto, sia da casa che da altre parti del globo, offrendo flessibilità e libertà, ma allo stesso tempo aprendo nuove sfide nel campo della sicurezza informatica.

Quando si pensa al lavoro a distanza, la prima cosa che viene in mente sono i palesi vantaggi che offre, come la riduzione dei costi operativi, un aumento della produttività e una maggiore soddisfazione per i lavoratori grazie alla flessibilità che ne deriva. Tuttavia, è altrettanto fondamentale affrontare il tema della sicurezza informatica, che spesso viene trascurato o non considerato nella sua interezza.

L’adozione di misure di sicurezza adeguate è di vitale importanza per un azienda, per proteggere i dati aziendali sensibili e in questo articolo, esploreremo i principali rischi di sicurezza nello smart working e forniremo consigli preziosi per garantire un ambiente lavorativo sicuro e protetto.

Sicurezza informatica nell’era del telelavoro

La sicurezza informatica è un tema di estrema importanza che riguarda numerosi settori lavorativi e non, ma purtroppo spesso viene trascurato o addirittura ignorato.

Mi interessa affrontare questo argomento poiché, sulla base della mia esperienza, ho notato che molte aziende continuano a utilizzare sistemi obsoleti, poco sicuri e non aggiornati, che contengono dati sensibili, senza preoccuparsi di proteggerli adeguatamente.

Nota personale riguardo a dispositivi obsoleti: Iniziamo a pensionare computer con Windows 7 in giù.

Questo scenario diventa ancora più critico con l’introduzione del lavoro da remoto, in cui molti lavoratori utilizzano dispositivi personali che possono presentare delle vulnerabilità nella sicurezza.

Tutto sembra procedere bene fino a quando non accade qualcosa di grave, come un attacco informatico che cancella completamente i dati aziendali. Immagina di avere un’attività che hai costruito nel corso degli anni e ritrovarti improvvisamente senza nulla a causa della mancanza di attenzione verso la protezione dei dati, e ancora peggio, senza un sistema di backup per il loro ripristino; e no non è un evento impossibile, può accadere!

L’adozione dello smart working è un’ottima iniziativa, ma richiede adeguamenti da parte delle aziende, soprattutto per quelle che utilizzano server centrali privati o sistemi software per la collaborazione e la condivisione dei dati. Ora ti spiegherò il motivo di questa necessità di adeguamento.

Rischi dello smart working

Il telelavoro ha portato innumerevoli vantaggi per le aziende e i dipendenti, ma ha anche introdotto nuovi rischi informatici che devono essere affrontati in modo adeguato. Ora esploreremo i principali rischi informatici legati allo smart working e forniremo consigli pratici per la loro identificazione e gestione, al fine di garantire un ambiente lavorativo sicuro e protetto.

• Utilizzare reti Wi-Fi non sicure:
  Utilizzare Wi-Fi pubbliche o non sicure (sia per lavorare o per qualsiasi altra attività online) è la peggior azione puoi fare, ogni dato inviato potrebbe essere intercettato facilmente da utenti esterni.
  Quando non hai la possibilità di accedere ad una rete Wi-Fi privata o sicura, è d’obbligo connettersi a reti virtuali private (VPN) per crittografare le comunicazioni e garantire la privacy dei dati; in alternativa usare temporaneamente l’Hotspot del proprio dispositivo mobile.
  Ricorda che puoi usare la VPN gratuita di Opera.
  
• Minacce di phishing e malware: Gli attacchi di phishing mirati o l’installazione di malware possono compromettere la sicurezza dei dati aziendali, specialmente se i dipendenti non sono adeguatamente addestrati a riconoscere e gestire tali minacce.
  La situazione peggiora nel caso di utilizzo di dispositivi privati non protetti o con software obsoleto, come scritto nel prossimo punto.
• Mancanza di protezione dei dispositivi personali: L’uso di dispositivi personali per il telelavoro può comportare una minore sicurezza rispetto ai dispositivi aziendali, poiché potrebbero non essere protetti da software antivirus o anti-malware aggiornati o potrebbero mancare di misure di sicurezza adeguate.
  Inoltre non è da escludere una multi utenza famigliare per il singolo dispositivo, dunque utenti esterni (seppur famigliari del dipendente) potrebbero entrare in contatto con risorse e file privati aziendali.
  Ogni azienda che si rispetti dovrebbe fornire apposita strumentazione ai propri dipendenti.
• Accesso non autorizzato ai dati aziendali: La condivisione di dispositivi o la mancanza di controlli di accesso adeguati può consentire a persone non autorizzate di accedere a dati sensibili dell’azienda.
• Problemi di conformità normativa: Lo smart working può creare sfide nella gestione della conformità alle normative sulla privacy dei dati, come il Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati (GDPR) o altre leggi specifiche del settore.
  Il telelavoro può comportare la trasmissione e l’accesso a dati personali sensibili da parte dei dipendenti al di fuori dell’ambiente aziendale. Ciò richiede l’implementazione di misure di sicurezza adeguate per garantire che i dati personali siano protetti e trattati in conformità con le leggi sulla privacy. Approfondiremo più avanti questo passaggio.
• Problemi di sicurezza materiale: I dispositivi utilizzati per lo smart working possono essere soggetti a furto o smarrimento, il che potrebbe compromettere la sicurezza dei dati aziendali.
  Da questo punto bisogna fare delle considerazioni aggiuntive:
  
  • Disagi per i dipendenti: Nel caso in cui dispositivi personali dei dipendenti vengano danneggiati o rubati durante l’orario di lavoro, potrebbero sorgere disagi significativi per il dipendente. Potrebbe essere opportuno stabilire politiche aziendali chiare per gestire tali situazioni e definire le responsabilità sia del dipendente che dell’azienda.
  • Protezione dei beni aziendali: Nel caso di dispositivi aziendali utilizzati per il telelavoro, l’azienda dovrebbe prendere misure appropriate per proteggerli dal furto o dal danneggiamento. Ciò può includere l’adozione di politiche di sicurezza fisica, come l’utilizzo di protezioni hardware come chiavi di autenticazione o sistemi di tracciamento dei dispositivi.
  • Accordi o assicurazioni: Per mitigare i rischi associati al furto o al danneggiamento dei beni aziendali o personali utilizzati per il telelavoro, potrebbe essere consigliabile stipulare accordi specifici con i dipendenti, in cui vengono stabilite le responsabilità e le procedure in caso di incidenti. In alternativa, un’azienda potrebbe valutare l’opportunità di avere un’assicurazione adeguata per coprire eventuali perdite o danni ai dispositivi aziendali.

In ultimo, da evitare assolutamente è l’utilizzo di email aziendali per questioni personali. Leggi perché non usare MAI l’indirizzo email aziendale per motivi privati.

Accesso alla rete con il telelavoro

Lo smart working è per l’appunto “lavoro da remoto” attraverso l’accesso ad una rete internet. Vien da se che ogni utente debba necessariamente avere un accesso al web sicuro e protetto. L’accesso alle reti aziendali è un aspetto cruciale per garantire la sicurezza dei dati e delle informazioni sensibili. Tuttavia, ci sono diverse sfide da affrontare per mantenere un accesso sicuro durante il lavoro da remoto.

Un fattore chiave è l’utilizzo di reti Wi-Fi sicure. Molti dipendenti si connettono a reti pubbliche o non protette, vulnerabili agli attacchi informatici. In questi casi è consigliabile che i dipendenti utilizzino reti VPN aziendali, per stabilire una connessione crittografata tra il loro dispositivo e la rete aziendale. Questo crea un tunnel sicuro che protegge i dati durante la trasmissione e la ricezione.

Fondamentale anche implementare autenticazione robusta e controlli di accesso (logs). L’utilizzo di password complesse e differenti (mai usare la stessa password per tutti gli utenti!), con consigliata autenticazione a due fattori (2FA) aggiungono un livello di sicurezza aggiuntivo, garantendo che solo i dipendenti autorizzati possano accedere alle reti aziendali. Inoltre, l’assegnazione di privilegi in base al ruolo e l’uso di strumenti di gestione degli accessi contribuiscono a limitare l’accesso ai dati sensibili solo ai dipendenti che ne hanno bisogno.

Il monitoraggio e la rilevazione delle minacce sono anche elementi critici per la sicurezza delle reti durante il telelavoro, tanto che richiederebbe dall’azienda anche personale formato e addestrato per far fronte ad eventuali problemi di questo genere.
L’implementazione di strumenti di sicurezza informatica come firewall, sistemi di rilevamento delle intrusioni e strumenti di analisi dei log consente di identificare attività sospette o anomalie che potrebbero indicare una violazione della sicurezza. Questo aiuta a prevenire o mitigare gli attacchi informatici, garantendo la protezione dei dati aziendali.

Riassumendo, garantire un accesso sicuro alle reti aziendali durante il telelavoro richiede l’adozione di misure preventive come l’utilizzo di reti VPN, l’autenticazione forte, i controlli di accesso appropriati e il monitoraggio delle minacce. La formazione dei dipendenti sulle migliori pratiche di sicurezza informatica e l’aggiornamento regolare dei dispositivi e delle applicazioni utilizzate sono ulteriori elementi chiave per garantire una protezione efficace delle reti aziendali durante il telelavoro.

Maggior sicurezza con software proprietari o desktop remoto

L’uso di software proprietari o di soluzioni di desktop remoto può contribuire significativamente a migliorare la sicurezza durante il telelavoro.

Queste sono tra le migliori soluzioni per ottimizzare il lavoro dei dipendenti e mantenere un certo grado di sicurezza in molte situazioni.

I software sviluppati ad hoc anche per lo smart working sono spesso soggetti a rigorosi processi di sviluppo e test che mirano a identificare e risolvere vulnerabilità e falle di sicurezza. Inoltre, le aziende proprietarie forniscono solitamente aggiornamenti regolari e patch di sicurezza per mantenere i loro software al sicuro da nuove minacce.

In alternativa è possibile usare un sistema desktop remoto con server privato, nel quale è possibile configurare un dispositivo specifico e controllato, con log degli accessi, credenziali private per ogni utente e backup si sistema regolari. Un’infrastruttura di questo genere offre molti vantaggi, ma ha bisogno anche di personale qualificato in grado di gestire il server e gli utenti che accedono ad esso.

Aspetto da non trascurare con l’utilizzo di desktop remoto: Questo sistema centralizza i dati e le applicazioni aziendali in un ambiente controllato, riducendo il rischio di accessi non autorizzati o di perdita di dati in caso di smarrimento o furto del dispositivo del dipendente.

Riassumendo

Sia l’uso di software proprietari che di soluzioni di desktop remoto richiedono una corretta configurazione e un adeguato monitoraggio per garantire la massima sicurezza. Le aziende devono garantire che i dipendenti ricevano una formazione adeguata sull’uso di queste soluzioni e siano consapevoli delle migliori pratiche di sicurezza informatica. Inoltre, è importante mantenere costantemente aggiornati sia il software proprietario che le soluzioni di desktop remoto con gli ultimi aggiornamenti di sicurezza e le patch disponibili.

L’utilizzo di software proprietari affidabili e soluzioni di desktop remoto sicure può fornire un livello aggiuntivo di sicurezza durante il telelavoro. Queste opzioni consentono alle aziende di garantire che i dipendenti possano accedere in modo sicuro ai dati e alle risorse aziendali da remoto, riducendo il rischio di accessi non autorizzati o di perdite di dati sensibili.

Privacy e GDPR nello smart working

Quando i dipendenti lavorano da remoto possono avere accesso a dati sensibili e personali dell’azienda. Questi dati possono includere informazioni sui clienti, altri dipendenti o fornitori, beni e prodotti. È fondamentale che le aziende adottino misure adeguate per proteggere la privacy di tali dati.

Ogni azienda deve garantire che i dipendenti siano adeguatamente formati e consapevoli delle politiche aziendali sulla protezione dei dati e sulla privacy. Ciò include l’importanza di trattare i dati aziendali in modo sicuro, rispettando le leggi sulla privacy e utilizzando solo strumenti e applicazioni autorizzati per la gestione dei dati sensibili.

A questo proposito mi ricollego al capitolo precedente, poiché avere un sistema software centralizzato consente di mantenere un più alto livello di privacy e sicurezza.

Per quanto riguarda il GDPR, le aziende devono assicurarsi di rispettare i principi fondamentali del regolamento anche durante lo smart working. Ciò include il consenso informato per la raccolta e l’elaborazione dei dati personali, la limitazione della conservazione dei dati solo per il tempo necessario e l’adozione di misure adeguate per garantire la sicurezza dei dati personali. Con il telelavoro questa necessità si sente molto di più perché i dipendenti potrebbero più facilmente divulgare materiale aziendale privato.

Conclusione

Lo smart working offre vantaggi significativi, ma comporta anche sfide relative alla sicurezza informatica e alla privacy dei dati. Le aziende devono prendere in considerazione attentamente i rischi associati a questa transizione e adottare misure adeguate per affrontarli in modo efficace.

Per gestire la sicurezza informatica, è importante fornire formazione ai dipendenti sulle migliori pratiche, utilizzare software proprietari affidabili o implementare soluzioni di desktop remoto sicure. Queste misure contribuiscono a proteggere i dati aziendali e a limitare l’accesso non autorizzato alle reti.

In ultimo, non possiamo trascurare l’importanza della privacy e del rispetto delle normative nel contesto del telelavoro. Le aziende hanno la responsabilità di proteggere i dati interni e devono adottare adeguate misure di sicurezza durante il lavoro per garantire la privacy dei dati aziendali.

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