Perché NON usare l’email aziendale per motivi personali

La posta elettronica è parte delle nostre vite e della nostra quotidianità da parecchio tempo ormai, forse più di ogni altra cosa. Il nostro indirizzo email è il nostro contatto primario con il mondo esterno per ricevere messaggi e comunicazioni, non solo per motivi personali o di svago, ma anche per lavoro. Molte persone possiedono un’email aziendale, cioè fornita dall’azienda per cui si lavora, con un riferimento al nostro nome e cognome, adoperata da molti non solo per motivi professionali, ma anche personali.

In questo articolo, ti spiegherò perché NON dovresti usare gli indirizzi email aziendali per ricevere la posta elettronica per questioni personali e ti illustrerò i rischi nel non rispettare questa regola, se anche tu fai parte di questo gruppo di utenti

Rischi nell’usare l’email aziendale per cose personali

Siamo tutti consapevoli dell’utilità della posta elettronica o email, che miliardi di persone utilizzano quotidianamente, anche prima dell’avvento delle piattaforme di messaggistica istantanea come WhatsApp o Messenger, al pari degli SMS. A differenza degli SMS, tuttavia, le email non hanno subito una drastica riduzione d’uso a causa delle applicazioni di messaggistica.

Una persona può possedere facilmente due o più indirizzi email e utilizzarli per diversi scopi, registrandoli su più provider email, sia gratuiti che a pagamento. Questa libertà di utilizzo fornisce alle email una certa flessibilità, poiché un utente può dedicare un indirizzo all’uso lavorativo e uno per quello personale, per lo shopping o per la ricezione di newsletter.

Molte persone utilizzano indirizzi email esclusivamente per lavoro, e in molti casi questi vengono forniti direttamente dalla ditta per cui si lavora. Questi indirizzi sono facilmente riconoscibili grazie al dominio associato (ad esempio: “[email protected]“).

Vantaggi dell’email aziendali

Rispetto all’uso di email fornite da un provider (come Gmail o Outlook), gli indirizzi email aziendali forniscono un certo livello di privacy e, se utilizzati correttamente, possono garantire la sicurezza delle informazioni.

Un’azienda può fornire un numero illimitato di account email ai suoi dipendenti e collaboratori, e ognuno di essi può utilizzarli per scopi lavorativi.

Rispetto all’uso di Gmail, ad esempio, con un sistema di email aziendali la ditta ha il pieno controllo sulle email in entrata e in uscita per ogni account, può decidere quando attivare e disattivare un indirizzo di posta e impedirne l’invio di messaggi. Inoltre, può allocare una determinata quantità di spazio (in GB) a un account o distribuirlo in modo adeguato tra tutti gli utenti

Inoltre, l’azienda (con un account amministratore) può potenzialmente accedere a ogni email inviata o ricevuta da ogni indirizzo aziendale. Tuttavia, questo può dipendere da altre politiche aziendali sulla privacy dei dipendenti o sulla sicurezza degli account. Se hai dubbi su questo argomento, è meglio chiedere chiarimenti al responsabile informatico della tua azienda.

Qualcuno può accedere all’email aziendali?

Per rispondere a questa domanda, devi immaginare tutti gli indirizzi di posta aziendali (dello stesso dominio) appartenenti allo stesso gruppo, in cui è presente un account amministratore che gestisce il tutto.

Quindi sì, l’amministratore attraverso un’apposita piattaforma (web normalmente), ha potenzialmente pieno accesso a tutti gli account di posta.

Non temere comunque, perché come scritto in precedenza questo potrebbe non accadere mai proprio per la politica adottata dall’azienda sulla privacy dei suoi dipendenti, oppure potrebbe non essere concesso a nessun account amministratore a meno che non si presentino casi particolari o emergenze.

I rischi del dipendente

I rischi per il dipendente non sono elevati, a meno che non si faccia un uso improprio dell’email aziendale. Ogni dipendente dovrebbe rispettare le regole dell’azienda per cui lavora quando fa uso di uno strumento fornito dall’azienda stessa, e non pensare che l’email sia di sua proprietà, come potrebbe essere una casella di posta personale (entro i limiti anche in questo caso quando si utilizza un provider come Gmail).

Il rischio maggiore per il dipendente che “infrange” questa regola è che i suoi dati possano essere condivisi inconsapevolmente o che vengano letti da persone esterne.

I motivi per cui consiglio di non usare l’email di lavoro per uso personale sono:

• Le caselle potrebbero essere sottoposte a controllo periodico di sicurezza e magari visionate da personale informatico addetto alla sicurezza. Eventuali dati personali potrebbero essere letti quindi da altri.
• Blocco delle email esterne. In molti casi (per motivi di sicurezza), l’hosting email blocca l’email in entrata da parte di indirizzi valutati non sicuri, o contenenti alcuni tipi di file. Dunque si rischia di perdere qualche risposta per strada e di non riceverla affatto.
• Possibile perdita di dati. Per motivi di spazio, le chat email potrebbero venire archiviate automaticamente o addirittura cancellate dopo lungo periodo. Buona regola aziendale sarebbe quella di eseguire backup delle conversazioni, ma nel caso siano presenti email personali questa pratica si evita e dunque verrebbero perse.

In aggiunta ai motivi già elencati, c’è anche il rischio da non sottovalutare, di confondere le comunicazioni personali e di lavoro. Usare la stessa casella di posta per entrambi i tipi di comunicazioni può portare a errori e incomprensioni, oltre che a un aumento del volume di messaggi da gestire. Quando si invia un’email a un collega o a un cliente, è importante assicurarsi che il contenuto sia appropriato e professionale. Se si usa la stessa casella di posta per inviare messaggi personali, si rischia di confondere i due tipi di comunicazioni e di inviare accidentalmente messaggi inappropriati o poco professionali.

Per evitare questo tipo di situazioni, è sempre meglio avere un account email separato per comunicazioni personali e uno per il lavoro.

Detto questo quindi, consiglio di evitare l’uso di email aziendali per i tuoi motivi personali, anche perché una casella di posta privata si può aprire praticamente ovunque con numerosi provider gratuiti.

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